Fagansvarlig for dokumentforvaltning

Om stillingen

Om stillingen: Avdeling Økonomi og personal er for tiden inne i en omstruktureringsfase. Vi gjennomgår roller, oppgaver og arbeidsfordelinger på nytt. I den sammenheng søker vi nå en nøyaktig, ansvarsbevisst fagansvarlig for dokumentforvaltning. Du vil bli en del av seksjon Administrative tjenester og du vil arbeide i faggruppen Arkiv. Vi som arbeider i denne seksjonen samarbeider med ressurspersoner på tvers av alle avdelinger i virksomheten.

I faggruppen Arkiv er det i dag 4 ansatte og vi benytter Elements som sak- og arkivsystem og Microsoft 365 som felles delingsplattform.

Dette ser vi etter hos en ny medarbeider:
Vi søker en medarbeider med solid faglig kompetanse som kan videreutvikle dokumentasjonsforvaltningen i Nasjonalbiblioteket. Rollen krever at man evner å se forbedringsmuligheter, har trygg faglig vurderingsevne og kan bidra til gode arbeidsprosesser på tvers av fagmiljøer.

Vi ser etter en person som:

• identifiserer og driver frem forbedringer i arbeidsprosesser, og bidrar i arbeidet med digital dokumentfangst
• kommuniserer tydelig og bygger gode samarbeidsrelasjoner
• veileder organisasjonen i bruk av digitale verktøy og nye arbeidsformer
• forstår sammenhengen mellom teknologi, lovverk og våre operative behov

Denne kompetansen er viktig for å omsette Nasjonalbibliotekets digitaliseringsarbeid til gode, standardiserte løsninger i dokumentasjonsforvaltningen.

Arbeidsoppgaver

Strategisk utvikling og modernisering

Digitalisering: Bidra i utvikling og forbedring av arkiv- og dokumentasjonsprosesser, med fokus på automatisering, effektivisering og kvalitet

Prosessforbedring: Vurdere og videreutvikle rutiner for arkivdanning som kan forenkle arbeidsprosesser
Nettverksarbeid: Delta i nasjonale fagnettverk og prosjekter innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning

Fagforvaltning og drift

Overordnet fagansvar for planlegging og utvikling av dokumentasjonsforvaltningen 
Systemforvaltning av fagsystemet Elements, herunder blant annet kvalitetssikring og daglig drift   
Bistå som fagressurs innen håndtering av graderte dokumenter og bidra i sikkerhetsarbeidet.
Gi opplæring, brukerstøtte og faglig veiledning til ledere og medarbeidere.
Faglig ansvar for styrende dokumenter og internkontroll på området
Andre oppgaver etter avtale med leder

Kvalifikasjoner

Dette må du ha for å være kvalifisert: 

• Mastergrad innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning eller tilsvarende. Ved særlig lang og relevant erfaring, i kombinasjon med relevant bachelorgrad, kan kravet om mastergrad fravikes
• Minimum 5-års arbeidserfaring med dokumentasjonsjonsforvaltning, herunder arkivdanning og bruk av elektroniske sak-/arkivsystemer, helst Elements
• Erfaring med relevante standarder og lovverk for dokumentasjonsforvaltning og arkiv
• God digital kompetanse
• Svært god skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk
  

Det er også ønskelig med:

• Kunnskap om informasjonssikkerhet, personvern og dokumentsikkerhet
• Erfaring fra offentlig forvaltning
• Erfaring med bruk av M365
  Erfaring med prosessforbedring eller endringsarbeid

Andre krav:
Stillingen vil kunne omfatte behandling av sensitive data. Stillingen krever at du tilfredsstiller virksomhetens krav til personellsikkerhet. Disse kravene er tilsvarende kravene til autorisasjon på nivå BEGRENSET. 

Personlige egenskaper

Rollen krever en person som arbeider strukturert, samarbeider godt og har god faglig dømmekraft. '

Følgende egenskaper vil være viktige:

• Analytisk tilnærming: Evne til å forstå prosesser, behov og krav i et bredt faglig landskap
• Selvstendighet og gjennomføringsevne: Evne til å følge opp oppgaver, ta faglige beslutninger og fullføre prosesser
• Samarbeid og relasjonsbygging: God evne til samarbeid på tvers av fagområder og organisatoriske nivåer
• Initiativ og forbedringsorientering: Evne til å identifisere forbedringsmuligheter og foreslå praktiske løsninger
• Fleksibel: Du trives med varierte oppgaver og tilpasser deg endringer i arbeidsdagen når det trengs
• Som medarbeider har du høy etisk bevissthet, du kjennetegnes av å være modig og helhetsorientert
• Personlige egenskap vil bli vektlagt

Vi tilbyr

En svært spennende og meningsfull jobb, med gode og dyktige kollegaer

Seniorrådgiver (stillingskode 1364), fra kr 730.000 - 800.000 brutto per år, avhengig av kvalifikasjoner og erfaring.
Høyere lønn kan vurderes ved spesielt kvalifiserte søkere

Mulighet til å påvirke og bidra til utviklingen av fagområdet
Gode kolleger som heier på deg og ønsker deg velkommen inn i fellesskapet
Mulighet for trening i arbeidstiden
Fleksibel arbeidstid
Sentral beliggenhet på Solli plass
Som medlem i Statens pensjonskasse får du ikke bare svært gode pensjons- og forsikringsordninger, men også tilgang til noen av landets mest gunstige låneordninger. Les mer på www.spk.no

Kontaktinformasjon

Arbeidssted

Nøkkelinformasjon: